Всупереч поширеній думці участь у конференції у якості делегата може бути такою ж ефективною і приносити таку ж користь, як і виступ перед аудиторією з доповіддю або презентацією. Будь-який захід – це можливість отримати нові знання і інформацію в тій або іншій сфері, завести нові знайомства та заявити про себе. Отримати максимальний ефект від будь-якого заходу і розумно використати кошти, витрачені на сплату делегатської участі Ви зможете, якщо витратите невелику кількість часу, прикладете незначні зусилля, а також сплануєте підготовку до заходу і свою участь в ньому.

Шукайте потенційних клієнтів

Перш за все під час заходу Ви можете познайомитись з потенційними клієнтами. Вони можуть бути серед організаторів, спікерів, делегатів. Уважно ознайомтеся з роздатковими матеріалами, які Ви отримали під час заходу. Серед делегатів можуть бути Ваші потенційні клієнти, а також люди, які можуть надати Вам рекомендацію або стати джерелом важливої інформації. Зверніть їх увагу на себе – будьте активні, беріть участь в дискусіях і обговореннях, ставте запитання, обов’язково знайомтеся і представляйтеся.

Визначте ключові фігури

Уважно ознайомтеся зі списком виступаючих, учасників, організаторів. Попросіть своїх колег з маркетингового департаменту провести невелике дослідження і зібрати всю необхідну інформацію про компанії – учасники заходу, про їх діяльність, інтереси, потреби в залученні зовнішніх юридичних консультантів. Розбийте представників різних компаній на групи, визначте найбільш пріоритетні для Вас. Подумайте, хто з вже знайомих Вам учасників  заходу може представити Вас і познайомити з представниками бізнесу.

Організуйте зустрічі

Якщо первинний контакт було встановлено до конференції, використовуйте захід для організації зустрічі під час обідньої перерви або перерви на каву. Набагато простіше відновити старі контакти, аніж завести нові знайомства. Якщо у Вас вузька спеціалізація, плануйте зустрічі з людьми, які розділяють ваші інтереси і кому може бути корисний Ваш досвід і знання. Поділіться з Вашими співрозмовниками новою актуальною інформацією, продемонструйте свою експертизу, досвід і знання, зацікавте співрозмовника.

Підготуйтесь

Переконайтеся в тому, що взяли з собою достатню кількість візитних карток, де вказана актуальна інформація і усі необхідні контактні дані. Після обміну візитівками обов’язково робіть позначки – відмічайте назву заходу і дату його проведення, фіксуйте інші важливі моменти. Це дозволить Вам встановити зворотній зв’язок, направити інформацію про Вашу компанію іншим делегатам, написати листа з подякою. Якщо на Вашій візитній картці не вказано номер мобільного телефону, допишіть його від руки, якщо вважатимете це за потрібне. Це продемонструє Вашу відкритість, готовність до діалогу і встановленню більш тісних відносин, покаже Ваше бажання встановити прямий зв’язок.

Будьте активні і товариські.

Для того, аби завести нові знайомства, використовуйте паузи на каву і обід. Приверніть до себе увагу, розпочніть розмову із запитання, намагайтеся підтримувати цікаву дискусію, не задовольняйтеся короткими відповідями співрозмовника.

Тренуйтеся

Якщо Ви відчуваєте незручність під час спілкування з незнайомими людьми і Вам важко першим завести розмову, тренуйтеся. Розвивайте і відпрацьовуйте навички спілкування як в офісі, так і за його межами. Ініціюйте розмову з людиною в ліфті, спитайте поради у покупця, який стоїть перед Вами у черзі в магазині. Подолайте дискомфорт під час спілкування з незнайомими людьми. Набутий досвід, безумовно, буде дуже корисним.

Отримуйте інформацію

Спілкування і встановлення контактів – важлива складова будь-якого заходу. Проте, будь-яка конференція – це також відмінна можливість отримати нові знання і корисну інформацію. Під час виступів доповідачів уважно слухайте і робіть позначки. Зараз, коли люди активно використовують комунікатори, ноутбуки, планшети, дуже легко фіксувати необхідну інформацію і негайно ділитися нею, роблячи помітки в Твіттері, соціальних мережах і блогах. Але не приділяйте цьому занадто багато уваги, бо так Ви можете пропустити важливі виступи і не звернути уваги на потрібну інформацію. Також діліться отриманими знаннями з Вашими клієнтами, які не брали участь в заході, проте яким можуть бути цікаві окремі питання і обговорювані моменти

Діліться отриманими знаннями

Після відвідування заходу поділіться з Вашими колегами отриманою інформацією. Підготуйте невелику презентацію, зробіть електронну розсилку, організуйте коротку зустріч, яка дозволить Вам поділитись новими знаннями з колегами і обговорити актуальні питання

Відвідування будь-якого заходу – це не тільки Ваша присутність в залі. Це робота до, під час і після заходу. Організуйте зустрічі, зробіть необхідні телефонні дзвінки, максимально використайте всі можливості, які виникають під час конференції, приділіть особливу увагу і час розсилці листів вдячності та іншої інформації. Тільки в цьому випадку результат виконаної роботи буде видимим і відчутним.