• Будьте професіоналами. Легкість і швидкість передачі електронних повідомлень на сьогоднішній день призводить до того, що багато користувачів перестають думати про граматику і стилістику своїх листів. Проте, електронні листи представляють Вас і Вашу фірму. Користувачам сучасних комунікаційних гаджетів також потрібно пам’ятати, що «відправлено з iPhone» або «відправлено з iPad» зовсім не звільняє їх від дотримання правил ділового листування.
• Будьте ввічливі. Використовуйте вітання. Електронна пошта також є маркетинговим інструментом для налагодження міцних відносин з Вашими постійними клієнтами і партнерами. У них має скластися про Вашу фірму позитивне враження. Пам’ятайте, що етикет спілкування має важливе значення.
• Не завжди робіть запит про «прочитаний» лист. Запит «Повідомити про читання» не завжди доречний, тому варто вибірково підходити до використання цієї функції електронної пошти. Не кожному з Ваших одержувачів буде приємно, що від них вимагають звіту про те, хто відкрив лист і коли це було зроблено.
• Використовуйте автоматичні відповіді розумно. Створіть автоматичні відповіді для повідомлень отримувачів про Вашу відсутність. При цьому не забувайте уточнити, коли Ви плануєте бути в офісі і запропонуйте альтернативний контакт, наприклад, Вашого колеги на випадок термінової необхідності. Переконайтеся, що зазначені Вами ім’я, телефон або електронна адреса правильні.
• Не відправляйте запити в кінці дня. Не дуже гарною практикою є відправка нових доручень або запитів в кінці робочого дня після 17.00. Адресати поставляться до Вашого повідомлення з набагато більшим розумінням і позитивом, якщо отримають його вранці, на початку робочого дня і їм не доведеться затримуватися на роботі допізна, щоб виконати його.
• Пам’ятайте, електронна пошта це назавжди. Адміністратори, які працюють з електронною поштою, знають, що електронні листи нікуди не зникають. Не пишіть того, чого б Ви не хотіли, щоб прочитали Ваші мама, Ваша дитина або адвокат Вашого опонента. Якщо Ви бажаєте донести до адресата щось особисте, то, можливо, електронна пошта стане найкращим засобом для цього.
• Перевіряйте гіперпосилання. Якщо Ваше повідомлення включає посилання на сайти або будь-які документи, не забувайте активувати їх і переконайтеся, що вони відкриваються.
• Поважайте Вашого відправника. Не надсилайте повідомлення іншим адресатам, якщо відправник позначив його як «Конфіденційне», направляючи Вам.
• Перевірте орфографію і пунктуацію. Перечитайте повідомлення на предмет правопису і знаків пунктуації перш ніж натиснете на «Відправити». Можете виконати автоматичну перевірку орфографії, якщо бажаєте, але не покладайтеся на неї.
• Не поспішайте заповнювати поле «Кому». Не поспішайте заповнювати поле «Кому» електронними адресами до того, як Ви склали саме повідомлення. Один випадковий рух і Ваше не до кінця сформульоване і, можливо, навіть з помилками повідомлення буде відправлено в ту ж секунду. Будьте також уважні під час вводу адреси електронної пошти. Під час введення в строку електронної адреси, Outlook висвітлює в першу чергу список часто використовуваних адрес і, якщо Ви будете необачні, то можете вставити невірну адресу.
• Уникайте занадто коротких відповідей. В деяких повідомленнях відповідь має бути більш повною аніж просто «Так», «Ні» або «Дякую». Якщо вихідне повідомлення включає в себе кілька різних питань, однозначна відповідь «Так» може збентежити одержувача. Замість цього напишіть, наприклад: «Так, я буду на зустрічі».
• Будьте лаконічними. Електронна пошта була створена як інструмент оперативної комунікації. Не пишіть занадто багато, якщо Вашу думку можна висловити одним реченням.
• Уникайте жаргону і абревіатур. Складаючи ділове повідомлення, вживайте офіційні назви. Уникайте використання специфічної лексики і скорочених слів, які можуть бути незрозумілими одержувачам Вашого листа.
• Увімкніть функцію підпису. Коректний автоматичний підпис в кінці кожного Вашого повідомлення має включати такі графи:

Ваші ім’я, прізвище

Вашу посаду

Назву Вашої фірми

Посилання на корпоративний сайт

Ваш телефонний номер (факс)

Адресу електронної пошти

• Не використовуйте фірмові бланки і фонові сторінки. Електронна пошта повинна доносити зміст тексту, а подібні корпоративні речі як бланк і фон відволікають увагу від суті.
• Використовуйте тільки один поштовий ящик для роботи. Якщо у Вас декілька облікових записів електронної пошти, управління і адміністрування листуванням ускладнюється. Використовуйте тільки один аккаунт, щоб уникнути плутанини з відправкою і одержанням повідомлень і не отримувати відповіді на кілька облікових записів.

Про що говорить обліковий запис Вашої електронної пошти. Кожна компанія має стандарти написання електронної пошти (наприклад, Ім’я. Фамілія @ фірма.com.ua). Переконайтеся, що корпоративна адреса Вашої електронної пошти складена саме так і відрізняється від приватної електронної адреси («disco@gmail.com»). Зверніть увагу всіх Ваших співробітників на коректне найменування облікового запису їх корпоративної пошти.

Слідкуйте за використанням кольору. Немає необхідності додавати додатковий колір у Ваші повідомлення. Не сподівайтеся, що одержувач оцінить Вашу творчість. При цьому пам’ятайте, що під час редагування тексту або відповіді на чиєсь повідомлення, колір може змінюватись. Дотримуйтесь одного стилю і не перестарайтеся.

Дотримуйтесь корпоративного стилю. Переконайтеся, що Ваш персонал використовує однаковий шрифт для основного тексту і електронні підписи згідно прийнятих в компанії норм. Використовуйте стримані шрифти. Comic Sans найкращий варіант для бізнес-листування. Смайлики в більшості випадків недоречні.   

Слідкуйте за «Темою» листа. По мірі зростання електронних повідомлень з одним адресатом теми обговорення можуть змінюватись. Для того, аби уникнути плутанини і непорозумінь під час електронної комунікації, бажано створювати новий лист з новою темою. Ніколи не залишайте поле «Тема» в листі порожнім. Деякі фільтри подібні повідомлення відносять до спаму.

Використовуйте прапорці розважливо. Під час відправки Ваших листів примітки «На перевірку» або «До виконання» будуть не цілком доречні. Однак Ви можете використовувати подібні «прапорці» у вхідних повідомленнях розставляючи тим самим свої власні пріоритети.

Керуйте своїми повідомленнями. Незважаючи на той факт, що електронна пошта є відмінним інструментом для зберігання інформації, дуже швидко вона може стати некерованою. Складання додаткових папок в електронній пошті дозволить Вам розподіляти вхідні і вихідні повідомлення за темами або адресатами, що набагато спростить пошук потрібних листів.